Riktlinje för tillsyn av arkivvård

Antaget av kommunstyrelsen 20 mars 2024 § 41.
Diarienummer KS 2024/110.

1 Inledning

Målet med tillsyn av arkivvård och informationshantering är att säkerställa att information av vikt kan bevaras för framtida generationer. Genom att granska kommunens myndigheter, bolag och samverkansorgan kan man säkerställa att kraven i arkivlagen uppfylls. Riktlinjen anger hur arkivmyndigheten ska uppfylla sitt uppdrag som tillsynsmyndighet.

2 Arkivmyndighetens uppdrag

Tillsynsuppdraget regleras i arkivlagen och arkivförordningen. Arkivmyndigheten ska utöva tillsyn på myndigheterna för att kontrollera att dessa fullgör sina skyldigheter enligt arkivlagen. Tillsynen ska omfatta alla moment i myndigheternas informationshantering och arkivbildning. Det kan ske på eget initiativ eller efter anmälan. Utöver detta ska arkivmyndigheten genom rådgivning och information hjälpa till att skapa förutsättning så att arkivlagens ändamål uppfylls.

3 Mål för tillsynsverksamheten

Tillsyn av arkivvård skall vara informerande, rådgivande och i de fall det krävs även tvingande. Målet är att uppfylla kraven i arkivlagen som syftar till att skapa en korrekt och rättssäker hantering av de arkiverade handlingarna.

En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 12 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering.

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet och en viktig del av den lokala historien.

Enligt arkivlagen ska myndigheternas arkiv bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser följande:

• rätten att ta del av allmänna handlingar
• behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
• forskningens behov

4 Beskrivning av tillsynsområden

För att säkerställa att kommunens verksamheter, bolag och samverkansorgan uppfyller kraven i arkivlagen gällande arkivbildning och arkivvård måste man titta på helheten. Det innebär att det redan initialt, innan informationen skapas, måste finnas en planering för hur den ska kunna bevaras och tillhandahållas. Informationen ska vara tillförlitlig, autentisk och tillgänglig över tid. Det innebär också att tillsynen måste vara riktad mot alla de områden som kan påverka informationen, vare sig den är pappersbaserad, elektronisk eller finns i något annat format.

4.1 Ansvar och organisation

När det gäller ansvar och organisation avser tillsynen organisering och dokumentering av arkivansvaret, eventuella förändringar i arkivbildningen samt myndigheternas kunskap om lagstiftning och internt regelverk. Det är viktigt att ansvar och befogenheter är tydliggjorda.

4.2 Framställning och hantering av information

Tillsynen gällande framställning och hantering av information fokuserar på registrering, rutiner för dokumentation, verksamhetssystem, beständighet, gallring, avställning, migrering och informationssäkerhet.

Det ska finnas styrdokument som underlättar och möjliggör att man kan uppfylla kraven i arkivlagen. Exempelvis måste det finnas uppdaterade informationshanteringsplaner.

4.3 Arkivredovisning

För att uppfylla kraven i arkivlagen och tillgodose allmänhetens insynsrätt samt förvaltningens, rättskipningens och forskningens behov av information, så krävs det en tydlig redovisning av arkiverade handlingar.

Förvaltningarna och bolagen ska upprätta en arkivbeskrivning som ger information om vilka handlingstyper som finns i respektive arkiv och hur arkiven är organiserade. Det ska också finnas en systematisk arkivförteckning.

4.4 Arkivlokaler

Arkivlagen säger att myndigheter skall skydda sina arkiverade handlingar mot förstörelse, skada, tillgrepp och obehörig åtkomst. Det avser skydd mot både inre och yttre faktorer. Kraven på arkivlokaler är höga med tanke på att handlingarna som förvaras är unika. De kan ha rättsgrundande betydelse för såväl myndigheterna som allmänheten. Handlingarna utgör också en ovärderlig källa till lokalhistorien.

Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd om arkivlokaler utgör grunden för tillsynen.

4.5 Periodiska fokusområden

Tillsynsfunktionen ska planera för periodiska tillsyner, lämpligen i tidsspann över ett eller två år. Där ska framgå vilka områden som kommer att inspekteras under den angivna perioden. Planen bör täcka samtliga verksamheter och fokusera på aktuella frågor. Den ska utgå från riktlinjen men kan även ta med andra punkter som är relevanta.

5 Metoder

En tillsyn kan gå till på en rad olika sätt. Här beskrivs de huvudmetoder som kan komma att tillämpas.

5.1 Lägesanalyser

Genom att utföra lägesanalyser blir det möjligt att få en överblick över situationen hos förvaltningarna och bolagen samt att planera insatser utifrån dem. Lägesanalyserna kan genomföras genom enkätundersökningar, intervjuer eller besök på plats.

4.2 Inspektioner

Inspektioner genom tillsynsbesök på plats planeras i samarbete med arkivansvariga och även arkivredogörare där det är relevant. Det kan variera vilken metod som är mest lämplig för de olika tillsynsområdena. Bland annat beroende på om verksamheten är spridd på olika platser geografiskt och hur många organisatoriska enheter det finns på förvaltningarna. De planerade inspektionerna ska vara föranmälda för att vara säker på att rätt personal finns på plats för att svara på frågorna.

5.3 Händelsestyrd tillsyn

Utöver den ordinarie tillsynsverksamheten ska arkivmyndigheten också genomföra arkivinspektion på uppmaning eller om det finns andra indikationer på att det finns påtaglig risk för informationsförlust. De händelsestyrda inspektionerna kan vara oanmälda.

5.4 Information, rådgivning, utbildning

Som en del i arbetet med att säkerställa att de arkiverade handlingarna hanteras korrekt kan arkivmyndigheten bistå med information, rådgivning och utbildning. Detta initieras hos både arkivmyndigheten och förvaltningarna, beroende på var behovet uppstår.

5.5 Samverkan

För att uppnå de satta målen är det av yttersta vikt att det finns ett bra samarbete mellan arkivmyndigheten och förvaltningarna och bolagen. Ett forum för samarbete är gruppen bestående av arkivredogörare. Förvaltningarna och bolagen ska utse lämpligt antal arkivredogörare och arkivmyndigheten ska hålla kontinuerliga möten med dem.

6 Tillgängliga resurser

6.1 Personella resurser

Förvaltningarna och bolagen ska avsätta tid för personal som är insatt i arkiv och informationshantering för att besvara frågor vid inspektionstillfällen. De ska också avsätta tid för den löpande arkivvården. Det ska finnas lämpligt antal arkivredogörare med hänsyn till hur verksamheterna ser ut. Det är arkivansvarig som utser arkivredogörare.

6.2 Juridiska befogenheter

Arkivmyndigheten ska säkerställa att den vid behov kan fatta beslut. Det innebär att det ska framgå av arkivreglemente, delegationsordning eller andra styrande dokument vem eller vilka som får fatta beslut om de åtgärder som behöver vidtas för att avhjälpa konstaterad bristande efterlevnad, till exempel omhändertagande av arkiv.

Arkivmyndigheten ska se till att det inte föreligger någon intressekonflikt för de anställda som utför tillsynen samt säkerställa den offentliga tillsynens opartiskhet för myndigheten som helhet rörande jäv, bisysslor och liknande.

7 Uppföljning och utvärdering

Tillsynen är ett viktigt redskap i att skapa förståelse för kommunens ansvar gällande hantering och arkivering av information. Det är genom den som man kan få en bild av hur det ser ut, eventuella brister och vad som behöver åtgärdas. Därför är det viktigt att återkoppla till berörda parter.

7.1 Uppföljning och utvärdering

Tillsynsfunktionen avrapporterar årligen till arkivmyndigheten om hur verksamheten drivs i förhållande till tillsynsplanen.

Vid behov görs revideringar av denna riktlinje. Ändringar beslutas av kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet.

7.2 Rapportering av tillsynsresultat

Tillsynsfunktionen upprättar efter varje tillsynstillfälle en tillsynsrapport och vid behov ett förslag till åtgärdsplan. Resultatet rapporteras till berörd arkivansvarig och arkivredogörare. Om det finns anmärkningar rörande brister i arkivvården är arkivansvarig skyldig att återkomma med en åtgärdsplan som ska lämnas till tillsynsfunktionen. Arkivansvarig är sedan ansvarig för att åtgärderna genomförs och inom sex månader ska tillsynsfunktionen kontrollera att så skett. Genomförs inte åtgärder och det innebär att förvaltningen bryter mot lag eller förordning så rapporteras detta till arkivmyndigheten och organisationens revisorer.

En årlig sammanställning av tillsyner och uppföljningar rapporteras till arkivmyndigheten samt berörd styrelse/nämnd.

8 Checklista tillsynspunkter

8.1 Ansvar och organisation

• Är arkivansvaret tydligt?
  • Vem är arkivansvarig?
  • Vem/vilka är arkivredogörare?
• Finns det kunskap i organisationen om lagstiftning och internt regelverk som styr arkivering av allmänna handlingar (inklusive arkiverade handlingar)?
• Finns rutiner vid större förändringar som påverkar arkivbildningen? Exempelvis organisationsförändringar, nya verksamhetsområden, nytt IT-stöd.
• Väntas större förändringar som påverkar arkivbildningen?
• Hur gör man arkivorganisationen känd bland medarbetarna?

8.2 Framställning och hantering av information

Registrering

• Vilka rutiner tillämpas för registrering av allmänna handlingar enligt offentlighets- och sekretesslagen? Vem registrerar (handläggare, registrator)?
• Hur säkerställer ni att rutinerna kring registrering är känd hos medarbetarna?
• Förs ett eller flera diarier?
• Används något IT-stöd särskilt för diarieföring? Vilket? När togs det i drift? Inkluderar systemet en elektronisk ärendehandläggning?
• Används e-tjänster? Om ja, ska någon del av informationen i dessa bevaras och var registreras dessa handlingar (i e-tjänsten eller diarium)? Finns rutiner för gallring i e-tjänsten?
• Tillämpas ersättningsskanning och är det i sådana fall beslutat av kommunstyrelsen?
• Vilken är myndighetens kärnverksamhet? Hur registreras och handläggs handlingarna i kärnprocesserna?
• Finns rutiner för registrering av handlingar som inkommit eller upprätts som e-post? På vilket medium förvaras sådan e-post? I vilket filformat?
• Hanterar förvaltningen några elektroniskt upprättade eller inkomna ljud- och bildupptagningar? I så fall, är hanteringen ordnad så att hänsyn tas till arkivbeständigheten (filformat)?
• Rensas ärendena före arkivering? Hur sker aktrensning?

Ärendehanteringssystem

• Används något dokument- och/eller ärendehanteringssystem (verksamhetssystem) utöver diariet? Om så, vilket eller vilka av myndigheternas verksamheter (kärnprocesser) stöder systemet?
• Förekommer dubbelregistrering i diariet och verksamhetssystemet?
• När togs respektive system i bruk?
• Hanteras handlingarna elektroniskt eller i pappersform? Både och?
• Om ärendena hanteras både i pappersform och elektroniskt, är båda akterna kompletta?
• Levereras handlingarna till slutarkivet elektroniskt eller i pappersform?

Handlingar på papper

• Har myndigheten rutiner för att upphandla skrivmateriel av certifierade produkter, alternativt mot leverantörsförsäkran?
• Använder förvaltningen papper som uppfyller kraven på åldersbeständigt och arkivbeständigt papper?
• Används skrivmateriel och utrustning som ger beständig skrift?
• Låter myndigheten binda in några handlingar? Kan myndigheten i så fall visa en leverantörsförsäkran om överensstämmelse med tekniska krav?
• Använder myndigheten aktomslag?
• Använder myndigheten arkivboxar?
• Är arkivboxarna märkta med myndighetens namn och unikt volymsignum?
• Hur förvaras handlingar av större format än A3, t ex ritningar och kartor?

Elektroniska handlingar

• Kan myndigheten redovisa en strategi för planering och bevarande där följande uppgifter ingår innan driftsättningen av verksamhetssystem?
  • val av format för system i drift,
  • val av format för bevarande och vid överlämnade till arkivmyndighet,
  • plan för tidpunkter och periodicitet för överföring till bevarande,
  • information om lagrad data, kodning av teckenmängder m m,
  • överföring till annan databärare (tidpunkt och periodicitet),
  • uppgifter om databärare och
  • hänvisning till övrig dokumentation.

• Har myndigheten rutiner för att särskilja handlingar, vilka är föremål för gallring respektive bevarande?
• Har myndigheten rutiner för att särskilja handlingar, vilka är föremål för sekretess respektive offentliga?
• Har myndigheten rutiner för att kunna avställa handlingar ur systemet?
• Delar myndigheten något system med andra myndigheter? Har man i så fall avgränsat och fastställt arkivansvaret?
• Dokumenterar myndigheten fortlöpande sina elektroniska handlingar för att de skall kunna framställas, överföras, hanteras, förvaras och vårdas på ett tillfredsställande sätt under den tid dessa ska bevaras? Dokumentationen skall knytas ihop/integreras med myndighetens informationshanteringsplan. Dokumentationen bör ha följande innehåll:
  • översiktlig beskrivning
  • redogörelse för informationsinnehåll
  • redogörelse för in- och utdata
  • redogörelse för registrerings- och uttagsmöjligheter
  • beskrivning av relationer mellan olika delar
  • beskrivning av hur koder och förkortningar använts
  • beskrivning av rutiner och funktionerbeskrivning av lagrade data så som struktur, samband och definitioner
  • redogörelse för ändringar
  • redogörelse för informationskvalitet
  • redogörelse för användningen av standarder samt i förekommande fall avvikelser från standarder
  • dokumentation av strategi för bevarande
  • dokumentation av test och utvärdering vid driftsättning
  • dokumentation rörande informationssäkerhet
  • dokumentation rörande gallring.

• Har myndigheten vidtagit åtgärder och dokumentation (plan, rutin) för att säkerställa informationssäkerhet?
• Genomför myndigheten riskanalys innan driftsättning av verksamhetssystem för att kunna bedöma behovet av säkerhetsrutiner?
• Har myndigheten behörighetssystem och loggsystem?
• Sker regelbundna säkerhetskopior?
• Är säkerhetskopiorna geografiskt åtskilda från originalet?

Ljud och bild

• Hanterar myndigheten några upprättade eller inkomna ljud- eller bildupptagningar? I så fall i vilka format och på vilka databärare?
• Har myndigheten planerat för migrering till någon annan slags databärare?

Mikrofilm

• Hanterar myndigheten mikrofilm?
• Har myndigheten planerat för migrering till någon annan slags databärare?

8.3 Arkivredovisning

Arkivbeskrivning

• Har myndigheten upprättat en aktuell arkivbeskrivning?
• Om så är fallet, redovisar arkivbeskrivningen följande uppgifter:
  • myndighetens namn
  • myndighetens verksamhet och organisation
  • sökvägar till de arkiverade handlingarna
  • inskränkningar i arkivets tillgänglighet genom sekretess och gallring
  • överlämnande av arkiv från annan myndighet eller enskild
  • överlämnande av arkiv till annan myndighet eller arkivmyndighet
  • arkivverksamhetens organisation (inkluderar ansvar).
  • myndighetens historik (verksamhetsförändringar), inklusive tillkomst och upphörande

Informationshanteringsplan

• Har myndigheten upprättat en aktuell informationshanteringsplan?
• Redovisar informationshanteringsplanen myndighetens processer och därtill hörande handlingar?
• Redovisar informationshanteringsplanen beskrivningar av de ingående processerna, så som processens början och slut samt ingående aktiviteter?
• Redovisas samtliga arkivhandlingar oavsett typ av media?
• Redovisas gallringsbara handlingar?
• Verkställs gallring enligt gallringsfristerna?
• Hur hanteras handlingar omfattande av sekretess?
• Har myndigheten rutiner för att fortlöpande pröva förutsättningar för gallring och sker detta i samråd med arkivmyndigheten?
• Finns det parallella system för arkivredovisning, t ex arkivförteckning upprättad utifrån allmänna arkivschemat? Om så är fallet, vad är motiveringen?
• Går det genom en så kallad funktionskontroll att följa en handling från registrering, via informationshanteringsplanen till förvaring?
• Finns etablerade rutiner för leverans till arkivmyndigheten?

8.4 Arkivlokaler

Grundläggande skyddskrav

• Vilka lokaler använder myndigheten för förvaring av arkivhandlingar? (Notera fastighet och rumsnummer eller liknande beteckning)
• Är lokalens läge lämpligt med avseende på yttre faktorer?
  • Finns det någon uppenbar riskfaktor, t ex risk för översvämning, brandfarliga verksamheter?
  • Finns i angränsande utrymmer inom byggnaden någon uppenbar riskfaktor, t ex våtutrymmen, elcentral, garage, soprum?
  • Ligger lokalen innanför myndighetens skalskydd?

• Förvaras handlingar i skyddsrum?
• Utgör lokalen in- eller utrymningsväg till andra utrymmen?
• Används lokalen för andra ändamål än förvaring av arkiv?
• Är byggnadens bärande konstruktion dimensionerad för den belastning som arkivet och arkivverksamheten medför?

Arkivlokalens utformning och inredning med hänsyn till brand

• Har lokalen fönster? Om så är fallet, finns det brandklassad fönsterlucka?
• Är dörren till arkivlokalen märkt med rätt brandteknisk klass?
• Kan myndigheten visa på en ritning över brandcellsindelning, att arkivlokalen utgör egen brandcell enligt SS-EN 1991-1-2 (ger skydd under 120 minuter)?
• Använder myndigheten dokumentskåp för förvaring av arkivhandlingar? Om så är fallet, erbjuder dessa något brandskydd?
• Finns elektrisk arbetsplatsutrustning i arkivlokalen, t ex datorer, skrivare, kopieringsmaskiner, höj- och sänkbara bord?
• Är strömbrytaren placerad innanför eller utanför arkivlokalen?
• Är lysrörsarmaturerna inkapslade?
• Är lysrörsarmaturen försedda med säkerhetsglimtändare eller högfrekvensdon?
• Finns elektriska radiatorer i arkivlokalen? Om så är fallet, är dessa slutna och försedda med överhettningsskydd?
• Finns det ventiler, ventilationsdon eller genomgående ventilationskanaler i lokalen?
• Är ventiler eller ventilationsdon brandtekniskt avskilda med t ex brand/brandgasspjäll? Är i så fall spjället märkt med rätt brandteknisk klass?
• Är arkivlokalen utrustad med automatiskt brandlarm som vidarebefordrar larm till en bemannad plats?
• Finns handbrandsläckare i eller i anslutning till arkivlokalen?

Arkivlokalens utformning och indelning med hänsyn till fukt och skadlig klimatpåverkan

• Finns det genomgående vattenledning eller andra trycksatta rörledningar för vätska som behöver byggas in i lokalen?
• Vilken lufttemperatur och relativ luftfuktighet håller lokalen?
• Är avståndet mellan väggen och hyllan cirka 200 mm?
• Är nedersta hyllplanet 150 mm över golvet?
• Förvaras några handlingar direkt på golvet?
• Förvaras handlingar som kan påverka varandra negativt åtskilda?
• Finns särskilt konditioneringsutrymme?

Arkivlokalens utformning och inredning med hänsyn till obehörig åtkomst

• Håller arkivlokalens olika delar en likvärdig fysisk skyddsnivå, dvs lås, dörrar, brytskydd, inbrottsgaller och karmars infästning? Här beaktas särskilt om arkivmaterialet är stöldbegärligt, om det omfattas av sekretess eller på annat sätt innefattar integritetskänslig information.
• Vilken personal har tillträde till arkivlokalen?
• Hålls dörren till arkivlokalen stängd när ingen vistas där?

Drift och underhåll

• Har myndigheten utarbetat och fastställt interna rutiner och regler för bruket av arkivlokalen?
• Hur dokumenteras underhåll och funktionskontroller samt eventuella brister i behov av åtgärder?

Definitioner

Arkivansvarig

Arkivansvarig är den person som har det högsta ansvaret inom en förvaltning. Arkivansvarig måste ha budgetansvar och personalansvar. I Härjedalens kommun är arkivansvarig respektive förvaltningschef.

Arkivmyndighet

Kommunstyrelsen är arkivmyndighet i Härjedalens kommun.

Arkivredogörare

Arkivredogörare är den person som har samordnarrollen gällande arkivering och hantering av information inom ett avgränsat verksamhetsområde.

Informationshanteringsplan

I informationshanteringsplanen finns kommunens allmänna handlingar listade. Där ser man om de skall bevaras, om de ska gallras och tidsfrister för denna hantering. Planen är organiserad efter verksamheternas processer.

Tillsynsfunktion

Den funktion som utför tillsyn för arkivmyndighetens räkning. I Härjedalens kommun är det kommunarkivarien som har den rollen.