Riktlinjer för representation

Fastställda av kommunstyrelsen 8 november 2017 § 242.
Diarienummer KS 348/2017.

1. Inledning

Representation är en viktig del i kommunens relationer med samarbetspartner, andra kommuner men även med den egna personalen. Representation har betydelse för att skapa goda samarbetsförhållanden både externt och internt. Representation är ett uttryck för sedvanlig gästfrihet men kan också uttrycka uppskattning för en utförd bedrift.

Representation kan antingen vara extern eller intern. Extern representation riktar sig mot utomstående organisationer, företag och enskilda personer i syfte att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer. Intern representation riktar sig mot medarbetare och förtroendevalda i Härjedalens kommun.

Dessa riktlinjer skall vara ett stöd för medarbetare och förtroendevalda i Härjedalens kommun. Utgångspunkten är att vår representation ska kännetecknas av måttfullhet. Det är viktigt att understryka att det inte är möjligt att reglera varje enskild situation i riktlinjer som ska gälla hela kommunen. Vid tveksamhet bör därmed den som berörs kontakta sin chef.

Avsteg från dessa riktlinjer kan innebära ett personligt betalningsansvar och/eller arbetsrättsliga åtgärder.

1.1 Vilka omfattas av riktlinjerna?

Riktlinjerna omfattar medarbetare och förtroendevalda i Härjedalens kommun samt kommunala bolag.

1.2 Extern representation

Extern representation riktar sig mot utomstående organisationer, företag och enskilda personer i syfte att skapa, bibehålla eller avsluta goda relationer som är viktiga för verksamheten eller som är ett led i Härjedalens kommuns marknadsföring och/eller näringslivsfrämjande åtgärder.

Extern representation ska ha ett direkt samband med och vara till nytta för verksamheten.

Återkommande representation med en och samma person eller grupp av personer bör inte förekomma.

Representation får inte förekomma i samband med pågående upphandling.

Representation får inte förekomma i samband med myndighetsutövning.

Alla som representerar för Härjedalens kommuns räkning har ett särskilt ansvar och förväntas visa gott omdöme vid utövandet.

1.3 Intern representation

Intern representation riktar sig mot den egna verksamheten och mot kommunens medarbetare eller dess förtroendevalda. Representationen är intern när samtliga deltagare är anställda inom kommunen eller är förtroendevalda i kommunen. Intern representation ska ha som mål att skapa ett trivsamt arbetsklimat för goda arbetsresultat i den egna verksamheten.

Med intern representation avses personalfester, avtackning, informationsmöten, interna kurser och planeringskonferenser.

Kostnaden för personalfester får inte överskrida de beloppsramar som framgår av Skatteverkets riktlinjer. I enlighet med Skatteverkets riktlinjer ska inte personalfester, inklusive julbord, där arbetsgivaren betalar hållas mer än två gånger per år. Om pensionärer bjuds in vid dessa tillfällen är kostnaderna för dessa personer avdragsgilla under samma förutsättningar som för de anställda.

Arbetstagare som avtackas uppvaktas på lämpligt sätt och utifrån regler för intern representation. För ytterligare information se regler för utdelning av minnesgåvor.

Med informationsmöten avses till exempel möten där arbetsgivaren samlar medarbetare, projektgrupp eller liknande och delger viktig information som inte hör till det löpande arbetet. Det kan gälla organisationsförändringar, personalfrågor, att man planerar ett nytt projekt eller andra frågor som arbetsgivaren vill nå ut med till sina medarbetare. Här ska finnas en agenda med program eller dagordning där syfte och innehåll framgår, samt uppgift om deltagare och eventuell inbjudan. Informationsmöten där representation ingår får inte hållas regelbundet med kortare mellanrum.

Interna kurser, planeringskonferenser eller liknande arrangemang är att betrakta som verksamhetsrelaterade driftskostnader. Huvudregeln är att måltider och övriga förmåner vid dessa tillfällen är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos den anställde. För att måltiderna eller övriga kostnader i dessa sammanhang inte ska bli föremål för förmånsbeskattning hos den anställde ska samtliga villkor nedan uppfyllas:

• Sammankomsten ska vara intern.
• Sammankomsten ska ha en varaktighet på högst en vecka.
• Det ska inte vara fråga om regelbundet återkommande möten med korta mellanrum.
• Måltidsarrangemangen ska vara gemensamma.
• Sammankomsten ska omfatta minst sex timmars effektiv arbetsdag, jämnt fördelade på 30 timmar under en vecka.
• Fullständigt program ska upprättas och bifogas redovisningsunderlaget.

Om mötet är förlagt till en normalt ledig dag gäller tidskravet som om dagen var en arbetsdag.

Interna kurser, konferenser och liknande arrangemang ska alltid vara måttfulla, ske kostnadsmedvetet och med klar målinriktning där nyttan vid varje tillfälle är tydlig.

Alkoholhaltiga drycker, annat än lättöl och motsvarande, bekostas inte av Härjedalens kommun vid intern representation.

1.4 Interna arbetsluncher

Interna arbetsluncher som bekostas av arbetsgivaren är en verksamhetsrelaterad driftskostnad. Detta är inte att betrakta som intern representation. Huvudregeln är att sådana måltider är skattepliktiga och ska förmånsbeskattas hos medarbetaren. Personen som har intagit måltiden ansvarar för att redovisa förmånen. Härjedalens kommun ansvarar för redovisning av sociala avgifter.

1.5 Personalvårdsförmåner – enklare förtäring

Personalvårdsförmåner är tillåtet och avser till exempel kaffe/te, smörgås, bulle eller annan enklare förtäring som inte kan anses som en hel måltid. Sådana kostnader är inte föremål för förmånsbeskattning hos medarbetaren.

1.6 Krav på redovisningsunderlag

Redovisningsunderlaget för representation ska innehålla uppgifter om:

• Datum för representationstillfället.
• Måltidens benämning (lunch, middag etc.).
• Syftet med representationen.
• Namn på samtliga deltagare.
• Namn på den organisation som gästerna företräder.
• I förekommande fall ska program bifogas.
• Mervärdesskatt ska vara specificerad på restaurangnotan och andra kvitton.
• Faktura/restaurangnota ska innehålla specificerade uppgifter om mat och dryck.
• Fakturan ska innehålla uppgift om eventuellt arrangemang.

På redovisningsunderlaget för interna kurser och planeringskonferenser ska motsvarande uppgifter som för representation anges.

Vid representation krävs attestering av närmast överordnad chef. Det är inte tillåtet att attestera egna representationskostnader.