Valnämndens reglemente

Fastställt av kommunfullmäktige 28 februari 2022 § 13.
Diarienummer VN 2021/6.

Valnämnden är lokal valmyndighet. Utöver vad som föreskrivs om valnämnden i lag eller annan författning gäller bestämmelserna i detta reglemente.

Valnämndens uppgifter

1 § Valnämnden planerar, genomför och följer upp allmänna val och folkomröstningar samt fullgör i övrigt kommunens uppgifter enligt vallagen (2005:837), lagen (1994:692) om kommunala folkomröstningar och övriga föreskrifter.

2 § Nämnden beslutar om arvoden och övriga ersättningar till av nämnden utsedda valförrättare. Nämnden biträds av personal anställd vid kommunstyrelsens förvaltning.

3 § Nämnden ska kontinuerligt följa upp sin verksamhet och rapportera till kommunfullmäktige.

Sammansättning

4 § Valnämnden består av 5 ledamöter och 5 ersättare.

Arbetsformer

5 § Nämnden sammanträder på dag och tid som nämnden bestämmer.

6 § Sammanträde ska hållas också om minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller om ordföranden anser att det behövs. En begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlas på det extra sammanträdet. Ordföranden ska, om möjligt, samråda med vice ordförandena om tiden för extra sammanträde.

7 § Om det föreligger särskilda skäl får ordföranden ställa in ett sammanträde eller ändra dagen eller tiden för sammanträdet. Om möjligt ska samråd ske med vice ordförandena.

8 § Om ordföranden beslutar att ett sammanträde ska ställas in eller att dagen eller tiden ska ändras, ska ordföranden se till att varje ledamot och ersättare snarast underrättas om beslutet.

Deltagande på distans

9 § Valnämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor, samt så att ingen obehörig person kan ta del av ljud, bild, eller sammanträdeshandlingar.

10 § Valnämndens ordförande avgör inför varje sammanträde om deltagande på distans får ske. Vad kommunstyrelsen närmare bestämt ska gälla för deltagande på distans gäller även för valnämnden.

Kallelse

11 § Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. När varken ordförande eller en vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den som varit ledamot i nämnden längst tid göra detta (ålderspresidenten). Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid ska den äldste ledamoten vara ålderspresident.

12 § Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet.

13 § Kallelsen ska tillställas varje ledamot och ersättare samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet senast sju dagar före sammanträdesdagen. Ordföranden bestämmer formen för kallelsen. I undantag får kallelse ske på annat sätt.

14 § Kallelsen bör åtföljas av en föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning och i vilken form handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen.

Ersättarnas tjänstgöring

15 § Om en ledamot är förhindrad att delta eller att vidare delta i ett sammanträde ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. Den ersättare ska kallas in som står i tur att tjänstgöra och som inte redan har kallats in.

16 § En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe.

17 § Ersättarna ska tjänstgöra enligt den ordning som fullmäktige har bestämt. Om ingen ordning är bestämd, kallas ersättare i den ordning de tagits upp i fullmäktiges protokoll från valet.

18 § Ersättarna som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna men inte få sin mening antecknad till protokollet.

19 § En ersättare som har börjat tjänstgöra har normalt företräde oberoende av turordningen bland ersättarna. Om det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna påverkats genom ersättarens tjänstgöring, får dock en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i turordningen.

20 § En ledamot som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde, ska snarast underrätta sin ersättare.

Ersättare för ordförande

21 § Om varken ordföranden eller vice ordföranden i presidiet kan delta i ett helt sammanträde eller en del av ett sammanträde, får nämnden utse en annan ledamot som ersättare för dessa. Tills valet förrättats, fullgörs ordförandens uppgifter av den som varit ledamot i nämnden längst tid. Om flera ledamöter har lika lång tjänstgöringstid fullgörs ordförandens uppgifter av den äldste av dem. Detsamma gäller om ordföranden eller annan i presidiet inte kan fullgöra sitt uppdrag under längre tid. Ersättaren ska fullgöra samtliga ordförandens/övriga presidiets uppgifter.

Jäv och avbruten tjänstgöring

22 § En ledamot eller en ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får tjänstgöra igen sedan ärendet handlagts.

23 § Ledamot som en gång avbrutit tjänstgöringen under sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Justering av protokoll

24 § Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot. Nämnden kan välja att omedelbart justera en eller flera paragrafer i protokollet.

Reservation

25 § Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet. Motsvarande gäller vid omedelbar justering.

Delgivningsmottagare

26 § Delgivning med nämnden sker med ordföranden, kommunchefen eller annan anställd som nämnden bestämmer.

Undertecknande av handlingar

27 § Skrivelser, avtal och andra handlingar från nämnden ska på nämndens vägnar undertecknas av utsedda befattningshavare enligt kommunstyrelsens beslut om firmatecknare.

28 § Beslut som fattas med stöd av delegation samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledningar därav undertecknas av den som fattat beslutet och, i förekommande fall, kontrasigneras av den som utses därtill.

Personuppgiftsbehandling

29 § Valnämnden är personuppgiftsansvarig, enligt den europeiska dataskyddsförordningen (GDPR), för de personuppgifter som hanteras i nämndens verksamhet.